Miten yli tuhannen kävijän tapahtuma saadaan sujumaan? Viisi Luksian opiskelijaa pääsi oppimaan sitä käytännössä Sammatin Haamujen kierroksella.
Opiskelijat olivat mukana toteuttamassa ulkoilutapahtumaa osana Tapahtumajärjestelyt-tutkinnon osan opintojaan. Työtehtäviä riitti tapahtuma-alueen valmisteluista kävijöiden palvelemiseen ja loppujärjestelyihin.
Sammatin Haamujen kierros on koko perheen ulkoilutapahtuma, jossa yhdistyvät luonnossa liikkuminen ja jännittävä tunnelma. Aiemmilta vuosilta tuttuun tapahtumaan on kuulunut pimeässä kuljettava, haamuin ja heijastimin merkitty reitti. Tänä vuonna tapahtuma keräsi yli tuhat kävijää.
Opiskelijat auttoivat kävijöitä infosta reitille
Luksian opiskelijat työskentelivät tapahtumassa erilaisissa tehtävissä. Osa palveli kävijöitä infopisteellä, osa lähetti osallistujia reitille ja osa työskenteli buffetissa. Lisäksi opiskelijat osallistuivat tapahtuma-alueen alku- ja loppuvalmisteluihin.
Tehtävät tarjosivat mahdollisuuden harjoitella asiakaspalvelua, kävijöiden ohjaamista ja yhteistyötä muiden tapahtuman tekijöiden kanssa. Yli tuhannen kävijän tapahtumassa jokaisella tehtävällä on merkitystä. Kävijä tarvitsee oikean tiedon, reitille lähtemisen pitää sujua ja palveluiden toimia.
Samalla opiskelijoille avautui näkymä siihen, kuinka paljon työtä tapahtuman taustalla tehdään jo ennen ensimmäisten kävijöiden saapumista ja vielä viimeisten lähdettyä.
Tapahtumajärjestelyissä opitaan koko tapahtuman kulku
Tapahtumajärjestelyt on 15 osaamispisteen laajuinen tutkinnon osa. Siinä opitaan tapahtuman suunnittelua, toteutusta sekä jälkitoimia ja onnistumisen arviointia.
Suunnitteluun kuuluvat esimerkiksi tapahtuman sisällön ideointi, kohderyhmän ja tavoitteiden määrittely sekä aikataulujen ja budjetin valmistelu. Myös viestintä, vastuullisuus sekä lupa- ja turvallisuusasiat ovat osa kokonaisuutta. Tapahtuman aikana harjoitellaan sovittujen tehtävien hoitamista, yhteistyötä ja muuttuvissa tilanteissa toimimista. Lopuksi osallistutaan jälkijärjestelyihin, kerätään palautetta ja arvioidaan onnistumista.
Haamujen kierroksella Luksian opiskelijat pääsivät harjoittelemaan erityisesti tapahtuman käytännön toteutusta. Infopiste, reitille lähettäminen, buffet ja alueen valmistelut toivat näkyväksi sen, miten yksittäiset työtehtävät liittyvät koko tapahtuman sujumiseen.
Tällaisissa tehtävissä oppiminen tapahtuu aidoissa kohtaamisissa. Oma työ on osa yhteistä tapahtumaa ja näkyy suoraan kävijöiden kokemuksessa.
