Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän kuvaus asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi

Tiedonhallintayksikön tehtävänä on ylläpitää tietovarannoistaan sekä asiarekisteristään kuvausta tiedonhallintalain mukaisesti (906/2019 28 §). Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä on laissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Tämän kuvauksen avulla kerrotaan Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän asiakkaille, miten Luksiassa hallitaan tietoaineistoja, joita syntyy viranomaisen asiankäsittelyssä ja palvelujen tuottamisessa. Kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita tietopyynnön sisällön yksilöinnissä ja tietopyynnön kohdistamisessa oikealle taholle.

Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän tietopyynnöt

Julkisuuslakiin perustuvat tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Tietopyynnön koskiessa julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Julkisuuslain mukaan henkilöllä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee, on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto myös muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Luksia voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Julkisuuslakiin perustuvan tietopyynnön yksilöiminen

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Pyytäessäsi tietoja asiarekisteristä yksilöivinä tietoina voit käyttää esimerkiksi asianumeroa, asiakirjan päivämäärää, päätöspäivämäärää ja vireille panijan sekä päätöksentekijän tietoja.

Kohdistaessasi tietopyynnön tietovarannoissa käsiteltäviin asiakirjoihin, yksilöiviä tietoja voivat olla mm. rekisterin tai palvelun nimi, johon asiakirja sisältyy sekä tiedot siitä minkä tyyppisestä asiakirjasta on kyse (esim. hakemus, päätös, tiedote).

Julkisuuslakiin perustuvan tietopyynnön toimittaminen

Luksian tietopyyntöasioissa sinua palvelee kirjaamo. Voit osoittaa tietopyynnön myös suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle.

Kirjaamon yhteystiedot:

Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä
Kirjaamo
Toivonkatu 4
08100 LOHJA 
kirjaamo@luksia.fi 

Asiakirjamaksut

Asiakirjoista perittäviin maksuihin voit tutustua Luksian asiakirjoista ja toimenpiteistä perittäviä maksuja koskevasta säännöstä. Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymällä on hinnasto asiakirjoihin kohdistuvista tietopyynnöistä. Hinnoittelu perustuu tiedonhausta aiheutuviin todellisiin kustannuksiin.

Julkisuuslakiin perustuvaan tietopyyntöön vastaaminen

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

Pyydettyjen tietojen luonteesta, laajuudesta ja muodosta riippuen Luksia voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai paikan päällä nähtäviksi.

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n mukaan:

Viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on, jollei 15 §:n 3 momentissa tai muualla laissa toisin säädetä. Valtuusto voi kunnan johtosäännöllä kuitenkin antaa tässä laissa tarkoitettuna viranomaisena toimivalle kunnalliselle toimielimelle oikeuden siirtää päättämässään laajuudessa asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle. Tiedon antamisesta asiakirjasta, joka on laadittu viranomaisen toimeksiantotehtävää suoritettaessa tai annettu toisen viranomaisen lukuun suoritettavaa tehtävää varten, päättää tehtävän antanut viranomainen, jollei toimeksiannosta muuta johdu. (23.6.2005/495)

Tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu.

Henkilötietojen tarkastuspyynnöt

Sinulla on oikeus tarkastaa omat tietosi rekistereistä. Tietosuoja-asetuksen perusteella tehtävistä tietopyynnöistä, kuten omien tietojen tarkastuspyynnöistä on ohjeistettu Tietosuoja-sivulla.

Avoimet rajapinnat

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.