Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä
Toivonkatu 4
08100 LOHJA, puh. 019 36961
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
versio 2.0 (päivitetty 5.5.2022)
1. Tietojärjestelmän vastuuyksikkö ja vastuuhenkilö
Tietojärjestelmän teknisestä rakenteesta ja tuotekehityksestä vastaa ja tietoja antaa Visma. Järjestelmään tallennetuista tiedoista (henkilörekisterin omistaja) vastaa kohdassa 2 mainittu omistaja/haltija.
2. Tietojärjestelmän vastuutaho
Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä
3. Tietojärjestelmän nimi
Visma InSchool multiPrimus -järjestelmä
4. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus
Visma multiPrimus -järjestelmä on kouluhallinnon kokonaisjärjestelmä, jolla hoidetaan Luksian opiskelijahallinnolliset toimenpiteet sisältäen myös resurssien suunnittelun ja se ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää.
Tietojärjestelmän ydinohjelma on Visma multiPrimus.
Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen www-liittymä Wilma.
5. Rekisterin tietosisältö
Primus sisältää seuraavat henkilörekisterit: opiskelijarekisteri (sis. huoltajatiedot), opettajarekisteri, henkilökuntarekisteri, sijaisrekisteri, hakijarekisteri, työpaikkaohjaajien ja -arvioijien rekisteri, työpaikkakouluttajien rekisteri, johtokuntarekisteri sekä koulutustarkastajien rekisteri. Henkilötietoja on mukana myös mm. arvioinnin rekisterissä sekä pedagogisten asiakirjojen, tukitoimien, työssäoppimisten, näyttöjen/tutkintotilaisuuksien ja osaamisen tunnustamisen rekistereissä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tärkeimmät lähteet ovat Opintopolku (mm. toisen asteen yhteishaku sekä opiskelija- ja työelämäpalautekyselyt), Työ- ja elinkeinotoimistot, opettajat, opiskelijat ja heidän huoltajansa.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tiettyjä henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan säännöllisesti viranomaisille, esim. Opetushallitukselle KOSKI- ja eHOKS-rajapintojen kautta. Muut viranomaiset kuten Kansaneläkelaitos ja Tilastokeskus hakevat tarvitsemansa tiedot kyseisten rajapintojen kautta, eivät siis suoraan oppilaitoksesta kysymällä.
Tietoja voidaan harkinnanvaraisesti luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, esim. jatko-opintoihin pyrkimistä varten. Joitakin tietoja (esim. tutkinnon suorittaneiden nimet) voidaan myös julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla tai sosiaalisessa mediassa sekä paikallislehdissä. Henkilö voi kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.